Dochádzka

Dochádzkový systém Tangram EDS

Na čo je určený
Hlavnou požiadavkou kladenou na dochádzkový systém býva evidencia dochádzky, sledovanie pohybu zamestnancov v priebehu pracovnej doby a príprava podkladov pre spracovanie mzdovej agendy.
Používaním elektronického dochádzkového systému dosiahnete rýchlejšie snímanie údajov (použitím inteligentných dochádzkových terminálov s bezdotykovými RFID kartami, ktoré nie je potrebné vyberať z tašky), obmedzenie chybovosti pri spracovaní dát o dochádzke, ktorého dôsledkom býva lepšie využívanie pracovnej doby kvalitatívnym zvýšením osobného prístupu zamestnancov k dodržiavaniu pracovnej doby.

Z čoho sa skladá

• Dochádzkové terminály
• Identifikačné médiá podľa potreby bezkontaktná ID karta, prívesok, náramok
• Centrálna databáza a program na spracovanie dochádzky
• Program Web server na prezeranej údajov o dochádzke z internetu

Technológie použité v dochádzkovom systéme
Dochádzkový systém Tangram EDS je naprogramovaný modernými technológiami, ktoré sa momentálne vo vývoji programového vybavenia používajú. Je určený pre prostredie operačných systémov Microsoft Windows.
Na spracovanie a uchovanie dát využíva sql databázu Oracle, čo mu poskytuje dostatočnú robustnosť na spracovanie veľkého množstva dát a bezpečnosť pri práci s nimi. Operácie s údajmi prebiehajú v tzv. transakčnom móde, čo umožní v prípade výskytu nečakanej chyby pri spracovaní vrátiť stav databázy do bodu pred spustením spracovania. Pri ručných zásahoch do údajov sa všetky úpravy údajov odohrávajú iba na obrazovke a až po ich ukončení a potvrdení používateľom uložia do databázy.
Dochádzkový systém Tangram EDS je primárne určený na prácu v sieti, s možnosťou definovať prístupové práva k jednotlivým oddeleniam (pobočkám/pre­vádzkam/stredis­kám).
Spracovanie a výpočet dochádzky je automatizovaný (nočný výpočet), používateľ s príslušným oprávnením môže záznamy dodatočne upravovať.
Výsledkom spracovania dochádzky sú výstupné zostavy bežne používané ako podklady k výpočtu miezd. Tlač výstupných zostáv je realizovaná prostredníctvom ľubovoľnej tlačiarne, nainštalovanej v operačnom systéme a tlačí sa v grafickom móde.
Okrem tlačových výstupov ponúka dochádzkový systém Tangram EDS možnosť exportu údajov o dochádzke vo forme dátového súboru pre spracovanie v mzdovom systéme. Medzi podporované mzdové systémy patria SAP, HOUR – HUMAN, DATALOCK – SPIN. V prípade požiadavky je možné v spolupráci s dodávateľom mzdového systému naprogramovať export aj do iných mzdových systémov.
Vďaka použitej technológii je zaručená vysoká bezpečnosť údajov.

Ako to funguje
Dochádzkový systém sa skladá z dochádzkových terminálov a riadiaceho počítača (servera) s centrálnou sql databázou. Dochádzkové terminály zaznamenávajú údaje o dochádzke zadávané pracovníkmi a posielajú ich do centrálnej databázy. V samotných termináloch sa údaje ukladajú na lokálny disk vo formáte XML. Pre úplnú funkčnosť dochádzkového systému je nevyhnutné sieťové prepojenie terminálov na server s centrálnou databázou. V prípade výpadku sieťového spojenia na centrálnu databázu nie sú v centrálnej databáze aktuálne údaje, dochádzkové terminály si ukladajú údaje na vlastnom disku a pri obnovení spojenia zasielajú údaje do centrálnej databázy.
Dochádzkové terminály komunikujú s centrálnou SQL databázou pomocou sieťového prepojenia, čím je umožnené spojenie geograficky vzdialených prevádzok s centrálou cez internet.
Každá z prevádzok môže mať inštalovaný jeden alebo viacero dochádzkových terminálov. Počet dochádzkových terminálov nie je obmedzený, záleží od miestnych potrieb každej prevádzky.
Spracovanie dochádzky na základe údajov načítaných z terminálov sa môže vykonávať z ľubovoľného počítača, ktorý má sieťové spojenie so serverom s centrálnou databázou. Nezáleží na tom, či je to počítač na centrále alebo v niektorej z pobočiek.
Pomocou systému prístupových práv môžete povoliť prácu s údajmi iba používateľom, ktorí majú právo dochádzku upravovať. Takíto používatelia môžu vkladať nové záznamy, opravovať alebo mazať existujúce záznamy. Napriek možným úpravám zostávajú pôvodné údaje z terminálov zachované. Všetky vykonané zmeny sú farebne zvýraznené, tak, aby ručná úprava dát bola jasná na prvý pohľad. Pri každom ručne modifikovanom zázname je poznačený čas úpravy a meno používateľa, ktorý úpravu vykonal.

V prípade viaczmennej prevádzky program automaticky pri spracovaní dochádzky priradí zamestnancovi odpracovanú zmenu a rovnako spočíta aj nadčasy. Program vypočíta nadčas a oprávnená osoba rozhodne, koľko hodín nadčasov bude uznaných.

Na prezeranie vypočítaných údajov o dochádzke môžu pracovníci použiť priamo dochádzkový terminál alebo aplikáciu EDS web server.
Výstupom sú tlačové zostavy a súbory s dátami pre spracovanie v mzdovom systéme.
Prístup k údajom prostredníctvom INTERNETU
EDS web server je aplikácia, ktorá poskytuje údaje o okamžitej prítomnosti pracovníkov (zobrazuje poslednú akciu zaznamenanú dochádzkovým terminálom pre daného pracovníka) a umožňuje aj prehliadanie výkazov dochádzky. Podľa nastavenia pravidiel pre prístup k EDS web serveru sa môže používateľ pripojiť buď iba z lokálnej počítačovej siete (intranetu) alebo z ľubovoľného miesta s internetovým prístupom.
Príklad: Po zakotvení jachty v prístave a pripojením notebooku na miestnu WiFi sieť môžete skontrolovať aká bola dochádzka za ostatné dni a aká je aktuálna dochádzka tj. ktorý zo zamestnancov je v práci, na dovolenke, u lekára a podobne.

Dochádzkové terminály
Programovateľný terminál DT/E-150 s farebným dotykovým LCD panelom (uhlopriečka 15“ = 37cm), napájanie 230V. Robustné kovové telo, rozmery 37×39×6 cm. Hmotnosť 5,8 kg. Rozlíšenie obrazovky 1024×768 bodov. Štandardný VESA montážny záves.
Zabudovaný PC-mikropočítač s 1GB MB RAM, 40/80 GB harddisk, bezventilátorové chladenie, dotyková obrazovka, operačný systém Microsoft Windows-XP, sieť Ethernet RJ-45.
Súčasťou terminálu je aj externá univerzálna čítačka kariet EM a HID. V prípade požiadavky je možné k terminálu pripojiť ľubovoľnú čítačku ID kariet s rozhraním Wiegand. Na požiadanie je možné dodať terminály so snímačom odtlačkov prstov.
Dochádzkové terminály sú pripojené do štandardnej počítačovej siete (ethernet, konektor RJ-45) a na komunikáciu využívajú TCP/IP protokol. To umožňuje umiestniť terminál v ľubovoľnej vzdialenosti od riadiaceho počítača a využiť na pripojenie existujúcu sieť LAN alebo WAN, bez nutnosti inštalovať nové káblové rozvody. Inštalácia dochádzkových terminálov je jednoduchá, spočíva v upevnení na stenu v interiéri, pripojení napájania zo záložného zdroja a pripojení do najbližšej zásuvky lokálnej počítačovej siete. V jednej sieti je možné kombinovať rôzne typy terminálov.

Terminály umožňujú zadať všetky štandardné akcie definované zákonníkom práce. Funkcie sú programovateľné, je možné napríklad pozmeniť názvy alebo vynechať nepoužívané akcie. Terminály DT umožňujú nastaviť ešte viac – nastaviť farby, pozadie, počet a funkcie tlačidiel, firemné logo a podobne.
Dochádzkový terminál má možnosť prednastaviť funkcie, ktoré sú aktívne v určenom čase (ráno je zapnutý na príchod, na obed je aktívna funkcia Prerušenie – odchod na obed, popoludní je aktívny Odchod). Tieto funkcie je možné nastaviť podľa potreby.
K terminálu je možné priamo pripojiť ovládanie elektronického zámku, turniketu alebo závory

Použitie dochádzkového systému
Každý pracovník dostane pridelené osobné identifikačné médium – kartu, prívesok, náramok atď. Číslo ID média zaznamená správca dochádzkového systému v programe. Pracovník príde so svojím ID médiom k dochádzkovému terminálu a buď iba priblíži kartu k čítačke (ak je na termináli nastavená zodpovedajúca aktívna operácia) alebo zvoli na termináli požadovanú funkciu a priloží ID médium k čítačke. Podľa typu čítačky je snímacia vzdialenosť 1 – 15 cm, pričom zväčša nie je potrebné vyberať ID médium z vrecka, peňaženky a podobne.
Údaje z terminálu sú okamžite exportované do centrálnej databázy. Pokiaľ je k terminálu pripojený elektronický zámok (turniket, závora) otvorí terminál aj vstup/výstup.

Vlastnosti systému Tangram EDS

• Prehľadné grafické rozhranie dochádzkového terminálu s možnosťou modifikácie podľa požiadavky (farby, logo, tlačidlá)
• Automatické spracovanie údajov z terminálov v centrálnej databáze
• Preddefinované všetky prerušenia pracovnej doby v súlade so Zákonníkom práce
• Systém neobsahuje žiadne osobné údaje (dátum narodenia a pod.)
• Neobmedzený počet prerušení pracovnej doby počas dňa
• Definovateľné šablóny pre pracovnú dobu (pevná, pohyblivá, pružná, nepravidelná, bez výpočtu)
• Spracovanie dochádzky na jednom alebo viacerých počítačoch
• Rozdelenie zamestnancov na oddelenie / strediská (7 znakový kód)
• Prístupové práva na jednotlivé oddelenia / strediská (každý používateľ systému má definovaný zoznam oddelení, ku ktorý má prístup, ostatných zamestnancov nevidí)
• Prístupové práva na funkcie, od najnižšieho „len na čítanie“ až po najvyššie (uzávierka mesiaca, export dát pre mzdy a podobne)
• Žurnálovanie operácií (kto – čo – kedy)
• Žurnálovanie manuálnych úprav údajov, pre každý záznam zvlášť (kto – kedy)
• Automatické nočné spracovanie s korekciou chybných záznamov
• Verifikácia – po spracovaní dochádzky sa uzamknú príslušné záznamy, aby ich nebolo možné zmeniť. Uzamknúť sa môže každý zamestnanec zvlášť. Správca môže zámok uvoľniť.
• Prezeranie vlastného výkazu dochádzky priamo na termináli alebo cez web
• Zadávanie dlhodobej neprítomnosti (dovolenky a pod.) vopred alebo dodatočne. Vybrané neprítomnosti je možné zadať aj cez terminál (napr. „Odchod, od zajtra dovolenka“). Po návrate do práce systém automaticky ukončí neprítomnosť.
• Výpočet nároku na stravné lístky
• Tlač mesačného výkazu dochádzky (ak sú dáta už uzamknuté, je označený ako „verifikovaný“)
• Generovanie súboru pre mzdy (Human, SAP, Datalock Spin, ďalšie na požiadanie)
• Otvorená databáza s možnosťou exportu dát do DBF, CSV, Excelu, prípadne cez rozhranie ODBC
• Možnosť prepojenia s modulmi Stravovanie, Kontrola vstupu a Návštevy

Tangram EDS je súčasťou rozsiahlejšieho systému, ktorý obsahuje moduly
Stravovanie s kreditným systémom: objednávanie stravy cez terminál alebo web, priamy predaj stravy a doplnkového sortimentu v bufetoch, pripojenie automatov na jedlá a nápoje, dobitie kreditu na každom predajnom mieste
Kontrola vstupu: ovládanie dverí, turniketov a závor, možnosť zadefinovať prístup na jednotlivé dni v týždni, hodiny od-do
Návštevy – Visitors: evidencia návštev, rezervácia zasadačiek

• Zvýšte dochvíľnosť na pracovisku. Vždy budete vedieť kto prichádza načas a kto neskoro.
• Neplaťte za čas strávený mimo práce. K dispozícii máte detailný prehľad o presnom čase, ktorí Vaši zamestnanci strávili na pracovisku.
• Ušetrite mzdové náklady a zvýšte produktivitu. Vyhnite sa častým podvodom pri zapisovaní časov príchodov a odchodov zamestnancov.
• Zlepšite atmosféru na pracovisku. Spravodlivejšie odmeňovanie zamestnancov na základe skutočne odpracovaného času.
• Koniec papierovaniu. Vymeňte štítky a zošity za modernejší, jednoduchší a najmä efektívnejší systém.
• Jednoduchá inštalácia.

K dispozícii máte aj súhrnný Katalóg produktov Tangram.